Elektronski potpis ili identifikaciona oznaka odgovornog lica kao obavezan element računovodstvene isprave u elektronskom obliku

Zakon o računovodstvu čl. 9

(Mišljenje Ministarstva finansija, br. 011-00-1077/2014-16 od 7.11.2014. godine)

Računovodstvena isprava u elektronskom obliku mora da sadrži elektronski potpis ili identifikacionu oznaku odgovornog lica, odnosno lica ovlašćenog za izdavanje računovodstvene isprave.

„Saglasno članu 9. Zakona o računovodstvu („Sl. glasnik RS“, br. 62/2013), računovodstvena isprava u elektronskom obliku mora da sadrži elektronski potpis ili identifikacionu oznaku odgovornog lica, odnosno lica ovlašćenog za izdavanje računovodstvene isprave.

Pojam „identifikaciona oznaka“ predstavlja svaku oznaku koja jednoznačno određuje, odnosno upućuje na odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje računovodstvene isprave. Dakle, to može biti potpis, faksimil, ime i prezime, elektronski potpis i sl. kao i kombinacija pomenutih oznaka (npr. ime i prezime + potpis).

Kada račun izdaje domaće pravno ili fizičko lice, i ako kao identifikacionu oznaku želi da koristi svoj elektronski potpis, isti mora biti formiran u skladu sa Zakonom o elektronskom potpisu („Sl. glasnik RS“, br. 135/2004), kao običan (nekvalifikovan) ili kvalifikovan.

Posebno ističemo da treba imati u vidu da svaka računovodstvena isprava (pa i ona koju izdaje inostrani dobavljač) koju u poslovne knjige unosi domaće pravno lice, mora da zadovolji osnovne zahteve iz Zakona o računovodstvu, tj. mora da obuhvata sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz računovodstvene isprave nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene. Ovo se odnosi i na računovodstvene isprave dostavljene u obliku EDI zapisa, s obzirom da i one moraju sadržati pre svega podatke o izdavaocu računa, vremenu izdavanja, prijema, osnovu, vrsti i sadržaju poslovne promene.

Napominjemo da Zakon o računovodstvu ne propisuje obavezu elektronskog potpisivanja računovodstvenih isprava koje se dostavljaju putem EDI sistema, već obavezu posrednika da razmenu podataka omogući samo između autorizovanih pravnih lica, u cilju obezbeđenja integriteta prenetih podataka.“

8 komentara Napišite komentar

  1. „Pojam “identifikaciona oznaka” predstavlja svaku oznaku koja jednoznačno određuje, odnosno upućuje na odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje računovodstvene isprave. Dakle, to može biti potpis, faksimil, ime i prezime, elektronski potpis i sl. kao i kombinacija pomenutih oznaka (npr. ime i prezime + potpis). “

    Da li se ovo ‘odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje računovodstvene isprave’ odnosi na pravno lice?
    Na primer, na računima Telekoma i VIP-a nema ličnih imena ni faksimila.

    • Ne.
      Odnosi se na fizičko lice.
      Prema Mišljenju Ministarstva finansija, br. 011-00-211/2016-16 od 23.2.2016. godine, pravno lice je dužno da: „pre unosa podataka iz računovodstvene isprave u poslovne knjige, odredi odgovorno lice koje treba da izvrši kontrolu verodostojnosti isprave i da je potpiše. Kontrolu računovodstvenih isprava ne mogu da vrše lica koja su zadužena materijalnim stvarima (vrednostima) na koje se isprave odnose. Imajući u vidu navedeno, mišljenja smo da su pravna lica dužna da svojim opštim aktima urede organizaciju računovodstva (uključujući interne računovodstvene kontrolne postupke) i odrede lice, odnosno lica koja su odgovorna za zakonitost i ispravnost nastanka poslovne promene i sastavljanje i kontrolu svih računovodstvenih isprava. S tim u vezi, smatramo da u konkretnom slučaju lica mogu da potpisuju i overavaju [računovodstvene isprave] isključivo ukoliko su za to ovlašćena odgovarajućim aktom pravnog lica (npr. aktom o sistematizaciji radnih mesta predviđeno je da lice koje vodi poslovne knjige i sastavlja finansijske izveštaje, između ostalog, potpisuje i overava IOS), ili ukoliko imaju drugo ovlašćenje dato od strane zakonskog zastupnika.“
      Pespredmetno je da napominjem da se isti zakon primenjuje na sve, samo je nekima dozvoljeno da ga krše, a neki se strogo kažnjavaju.

  2. Da li je vreme i datum elektronskog potpisa i vreme izdavanja fakture, jer mi to stalno traže da bude na fakturi (datuma izdavanja kao poseban elemenat, pored datuma prometa koji već stoji na fakturi)?

    • Mesto gde i datum kada je faktura sačinjena su posebni elementi fakture, u kom god obliku ona bila.
      Datum prometa je takođe poseban element, i ne mora da korespondira sa datumom izdavanja.

  3. Poštovani,
    tema je odavno bila aktivna, te ne znam da li ima šanse da dobijem odgovor, ali da ipak postavim pitanje.

    Naime, imam firmu registrovanu kao PREDUZETNIK. Račune potpisujem elektronskim potpisom sa lične karte, sertifikat MUP – GRAĐANI. Kao elektronski potpis ispisuje se moje ime i prezime, JMBG, datum i vreme potpisivanja. Pri otvaranju potpisanog PDF dokumenta na vrhu se ispisuje: „Signed and all signatures are valid.“

    I to je OK, knjigovođa i klijenti prihvataju ovakve račune.

    Ono što me zanima je sličaj da umesto preduzetnika pređem na DOO. Da li istim elektronskim potpisom mogu potpisivati i tada račune? Ili treba nabavljati novo sertifikat. Ako treba novi, koji novi?

    Zašto postavljam ovo pitanje? Naime, dobijem od nekih firmi elektronski potpisane fakture gde kao elektronski potpis nema ništa osim napomene da je „Faktura validna bez pečata i potpisa“.

    Pri otvaranju ovakvog PDF dokumenta na vrhi se ispisuje na primer: „Certified by Loopia server za potpisivanje 100051746 , Pravno lice, Loopia d.o.o. Ni[ 17503626, certifikate issued bz Configuration, Services, Public Kez Services, AIA, PostaCA1.“

    Mene u stvari yanima na koji na;in i ja mogu da imam ovako potpisan dokument kao Loopia, bez da izlazi moje ime, prezime, JMBG i ostalo.

    Hvala…

    • Poštovani,
      Pre svega, dozvolite mi da Vam čestitam na upotrebi „modernih tehnologija i svetskih trendova“ u Srbiji. Zaista hvale vredno.
      Ukoliko promenite pravnu formu iz preduzetnika u DOO, to podrazumeva da Vi kao fizičko lice sada postajete jedini član tog DOO, i dužni ste da imenujete najmanje jednog direktora. DOO zastupa direktor kao zakonski zastupnik, i direktor potpisuje dokumenta društva. Naravno, ne postoje pravne prepreke da budete direktor jednočlanog DOO čiji ste jedini član.
      Pre nego što dam odgovor na pitanje, skrenuo bih Vam pažnju da su podaci o imenu, prezimenu i JMBG svakog direktora, svakog DOO u Srbiji, javno dostupni na sajtu APR, i da će ostati javno dostupni bez obzira na koji način potpisujete fakture.
      Sertifikat može biti izdat pravnom i fizičkom licu. Moje mišljenje, na osnovu važećih propisa u momentu kada ovo pišem, je da pravno lice kao takvo ne može da potpisuje sopstvene fakture, ni ručno ni elektronski, već da to može samo zakonski zastupnik, koji je uvek fizičko lice.
      Naravno, možete sa nekim od sertifikacionih tela izraditi sertifikat za Vaše DOO, i budućim zakonskim rešenjem bi trebalo da bude tako nešto omogućeno, ali za sada važi odredba da fizičko lice potpisuje i time izražava volju pravnog lica.
      Dakle, ukoliko Vi postanete direktor DOO, možete koristiti sertifikat koji vam je MUP već izdao.

      S poštovanjem,

  4. Ako račun izdaje preduzetnik npr. izvršitelj, da li ista mora takodje da ima identifikacionu oznaku ili ne, da li je navodjenje preduzetnika u zaglavlju izdavaoca računa dovoljno da bude identifikacija?
    Hvala

    • Poštovana,
      Iz kog razloga mislite da se na preduzetnike npr. izvršitelje ne primenjuju propisi kojima je uređena sadržina fakture?
      Da li mislite da postoji poseban zakon koji je na drugačiji način uredio pitanje sadržine fakture preduzetnika npr. izvršitelja?

Оставите одговор

Obavezna polja su označena *.


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.